Privātuma politika

1. Pārzinis un Kontaktinformācija

Jūsu personas datu pārzinis ir saimnieciskās darbības veicējs Jānis Palde.

Pārziņa juridiskā adrese ir "Rozītes - 11", Brandeļi, Kocēnu pagasts, Valmieras novads, LV-4220, Latvija.

Pārziņa kā saimnieciskās darbības veicēja reģistrācijas kods Valsts ieņēmumu dienestā ir 07119811356.

Saziņai par personas datu aizsardzības jautājumiem lūdzam izmantot elektroniskā pasta adresi info@erekini.eu.

2. Datu apstrādes lomas (Svarīgi)

Lai nodrošinātu Platformas darbību, mēs pildām divas dažādas lomas atkarībā no datu veida:

A. Mēs kā pārzinis (Controller). Attiecībā uz Jūsu kā Lietotāja datiem, proti, Jūsu e-pastu, paroli un uzņēmuma rekvizītiem, mēs nosakām apstrādes nolūkus un līdzekļus.

B. Mēs kā apstrādātājs (Processor). Attiecībā uz datiem, kurus Jūs ievadāt rēķinos, proti, Jūsu klientu vārdiem, adresēm un preču aprakstiem, Jūs esat pārzinis, savukārt mēs esam tikai apstrādātājs, kas nodrošina tehnisko infrastruktūru, un mēs apstrādājam šos datus vienīgi saskaņā ar Jūsu norādījumiem, kuri izriet no Platformas lietošanas.

3. Kādu informāciju mēs vācam?

3.1. Dati, ko Jūs mums sniedzat.

• Konta dati, proti, e-pasts, parole (šifrētā veidā), vārds un uzvārds.
• Valodas izvēle, proti, vai Platformu lietojat latviski vai angliski, lai mūsu e-pasta vēstules Jums sūtītu tajā pašā valodā.
• Konta iestatījumi, proti, darba vides izskats (tēma, kontrasts, teksta izmērs, blīvums, kustība un saišu pasvītrojums) un Jūsu atbilde, vai esat pensiju 2. līmeņa dalībnieks, ko izmantojam tikai pensiju kapitāla aplēsei ieņēmumu un izdevumu žurnālā; tos glabājam Jūsu kontā, kamēr tas pastāv, un Jūs tos varat jebkurā brīdī mainīt.
• Pieslēgšanās ar Google. Ja reģistrējaties vai pieslēdzaties ar Google kontu, Google mums nodod Jūsu vārdu, e-pasta adresi un profila attēla saiti. Jūsu Google paroli mēs neredzam.
• Norēķinu dati. Maksājumus no internetbankas un ar maksājumu karti apstrādā maksājumu iestāde Montonio Finance UAB (Lietuva); no tās mēs saņemam un glabājam Montonio pasūtījuma identifikatoru, maksājuma statusu un summu. Par katru pasūtījumu mēs glabājam izvēlēto plānu vai papildpakalpojumu, apmaksas periodu, summu, atlaidi vai ieskaitu, maksājuma veidu un statusu, apmaksas laiku un izrakstīto rēķinu. Kartes numuru, derīguma termiņu, drošības kodu un internetbankas piekļuves datus mēs nesaņemam un neglabājam. Par maksājumiem, kas veikti līdz 2026. gada oktobrim, kad norēķinus apstrādāja Stripe, mēs glabājam arī Stripe klienta un abonementa identifikatorus.
• Saziņa, proti, e-pasta sarakste ar atbalsta dienestu, kuru glabājam, kamēr tā vajadzīga jautājuma atrisināšanai un iespējamiem prasījumiem, bet ne ilgāk kā trīs gadus pēc pēdējās vēstules.

3.2. Dati, kas tiek ievākti automātiski.

• Tehniskie dati, proti, IP adrese, pārlūkprogrammas veids, ierīces veids un pieslēgšanās laiki (piekļuves žurnāli drošības nolūkiem). Mūsu pašu žurnālos tie tiek glabāti ne ilgāk kā 90 dienas, bet infrastruktūras apakšapstrādātāju (Vercel, Supabase) žurnālos to noteiktajos termiņos.
• Lietojuma dati, proti, ieraksti par to, kuras Platformas funkcijas un lapas izmantojat (piemēram, "izveidots rēķins" vai "atvērta noliktava"). Šie ieraksti ir piesaistīti Jūsu kontam, tajos nav rēķinu vai klientu satura, un mēs tos izmantojam Platformas uzlabošanai. Reģistrējoties mēs saglabājam arī to, no kuras mūsu tīmekļvietnes lapas vai saites Jūs nonācāt līdz reģistrācijai, lai zinātu, kuras lapas cilvēkiem noder, un šo ierakstu glabājam, kamēr pastāv konts.
• Apmeklējumu statistika, proti, lapu skatījumu skaits un ielādes ātrums, ko bez sīkdatnēm veido Vercel Web Analytics un Speed Insights. Šie rīki Jūs neidentificē un neseko Jums starp dienām vai citām vietnēm.

3.3. Dati, ko Jūs ievadāt sistēmā (Satura dati).

Informācija, kas nepieciešama rēķinu ģenerēšanai (Jūsu klientu rekvizīti, bankas konti, preču/pakalpojumu apraksti), kā arī, ja izmantojat papildpakalpojumu "Noliktava", Jūsu preču katalogs, krājumu dati, kā arī rezervāciju un interneta veikala pasūtījumu dati (skatīt 5.3. sadaļu). Ja kārtojat ieņēmumu un izdevumu žurnālu, Platformā glabājas arī Jūsu bankas izrakstu dati, žurnāla ieraksti un Jūsu norādītais nodokļu režīms (skatīt 5.9. sadaļu).

3.4. Sarunu dati (mākslīgā intelekta asistents "Laima").

• Sarakstes vēsture, proti, lai nodrošinātu kontekstuālas atbildes, mēs saglabājam Jūsu saraksti ar asistentu, un Jūs jebkurā brīdī varat dzēst šo vēsturi savos iestatījumos.
• Sensitīvi dati, proti, lūdzam sarunās ar asistentu neievadīt sensitīvu personīgo informāciju, piemēram, veselības datus vai paroles, kas nav nepieciešama grāmatvedības vajadzībām.

4. Datu apstrādes nolūki un tiesiskais pamats

Mēs apstrādājam datus, balstoties uz turpmāk uzskaitītajiem tiesiskajiem pamatiem.

• Līguma izpilde, proti, lai nodrošinātu Jums piekļuvi Platformai, ģenerētu rēķinus, pārvaldītu abonementus un sniegtu tehnisko atbalstu.
• Juridisko pienākumu izpilde, proti, grāmatvedības un nodokļu prasību ievērošana attiecībā uz rēķiniem, kurus mēs izrakstām Jums.
• Mūsu leģitīmās intereses, proti, sistēmas drošības nodrošināšana, kļūdu un krāpšanas novēršana, kā arī 3.2. sadaļā aprakstīto lietojuma datu un apmeklējumu statistikas analīze Platformas uzlabošanai tādā apjomā, kādā tā neietver Jūsu pamattiesību un pamatbrīvību aizskārumu.
• Ziņojumi esošajiem Lietotājiem, proti, e-pasta vēstules par Platformas jaunumiem, līdzīgiem mūsu pakalpojumiem un piedāvājumiem, kuras sūtām Jums kā mūsu klientam saskaņā ar Informācijas sabiedrības pakalpojumu likuma 9. panta otro daļu. Reģistrējoties varat atzīmēt, ka tās nevēlaties saņemt, un no tām varat atteikties arī jebkurā brīdī vēlāk, izmantojot saiti katrā vēstulē vai e-pasta iestatījumus Platformā, un atteikšanās neietekmē rēķinu, drošības un konta paziņojumus.
• Jūsu piekrišana, proti, gadījumos, kad izmantojam reklāmas sīkdatnes (skatīt 9. sadaļu), sūtām jaunumu vēstuli personām, kuras nav mūsu klienti, vai kad esat ieslēdzis mākslīgā intelekta funkcijas (skatīt 5.2. sadaļu), turklāt šādi sniegtu piekrišanu Jūs varat jebkurā brīdī atsaukt, neietekmējot līdz atsaukšanai veiktās apstrādes likumību.

5. Datu saņēmēji (Trešās puses)

Mēs nepārdodam Jūsu datus un nenododam tos trešajām pusēm to pašu mārketinga nolūkiem. Reklāmas efektivitātes mērīšanai Google un Meta dati tiek nodoti tikai ar Jūsu piekrišanu (skatīt 9. sadaļu). Pakalpojuma nodrošināšanai mēs izmantojam uzticamus partnerus (apakšapstrādātājus).

Zemāk esošajā tabulā ir uzskaitīti apakšapstrādātāji, kurus Pakalpojuma sniegšanai piesaistām mēs un par kuriem mēs atbildam saskaņā ar Datu apstrādes līguma 5. sadaļu. Atsevišķi no tiem Lietotājs pats var izvēlēties izmantot sava pakalpojuma sniedzēja pakalpojumus, un tādā gadījumā mēs pēc Lietotāja norādījuma nododam datus šim pakalpojuma sniedzējam, taču tas nav mūsu apakšapstrādātājs un darbojas uz sava līguma ar Lietotāju pamata. Šobrīd tā ir vienīgi karšu maksājumu pieņemšana ar Lietotāja paša Stripe kontu Lietotāja rēķinu saitēs un rēķinu apmaksas lapā, interneta veikalā un Biroja klientu portālā, kas aprakstīta 5.3. sadaļā.

Ja dati tiek pārsūtīti ārpus ES vai EEZ, mēs nodrošinām atbilstošas garantijas, jo īpaši Eiropas Komisijas apstiprinātās standarta līguma klauzulas (SCC) vai pārsūtīšanu uz tādām valstīm, par kurām Eiropas Komisija ir pieņēmusi lēmumu par aizsardzības līmeņa pietiekamību.

Attiecībā uz mākslīgā intelekta funkcijām, tostarp asistentu "Laima", mēs izmantojam Anthropic nodrošināto Claude lietojumprogrammu saskarni (Claude API) saskaņā ar Anthropic komerciālajiem noteikumiem. Ar šīs saskarnes starpniecību tiek nodrošinātas šādas Platformas funkcijas:

• dokumentu digitalizācija (OCR) un rēķinu vai izdevumu datu izgūšana no augšupielādētiem dokumentiem, fotoattēliem un e-pasta tekstiem, tostarp izdevumu kategoriju ieteikšana;
• maksājumu atgādinājumu melnrakstu sagatavošana, tostarp saziņas valodas un toņa izvēle;
• bankas konta izrakstu (PDF) nolasīšana un darījumu datu izgūšana;
• Lietotāja pievienota līguma nolasīšana, lai aizpildītu abonementa veidlapu (skatīt 5.13. punktu);
• krāpšanas pazīmju noteikšana saņemtajos rēķinos un darījumu partneru riska novērtējums, tostarp Valsts ieņēmumu dienesta publisko datu analīze;
• naudas plūsmas prognozes, nodokļu un PVN pārskatu pārbaude, pamatlīdzekļu atpazīšana, gada pārskata vadības ziņojuma melnraksta sagatavošana, kā arī biznesa veselības, cenu un finanšu pārskatu analīze un ikmēneša grāmatvedības audita atskaites;
• Laimas rīta pārskats: ja Lietotājs asistentu ir ieslēdzis un Lietotāja plāns to ietver, katru rītu tiek pārskatīti uzņēmuma rēķinu, bankas maksājumu, abonementu un nodokļu termiņu dati, un programmas atrastās darāmās lietas kopā ar faktiem, uz kuriem tās attiecas (piemēram, klienta nosaukums, rēķina numurs, summa un termiņš), tiek nodotas asistentam, lai tas tās sakārtotu, katrai uzrakstītu īsu paskaidrojumu un sagatavotu maksājumu atgādinājumu melnrakstus;
• sarunas ar asistentu "Laima", kurās asistentam kā konteksts tiek nodoti Lietotāja rēķinu, klientu un finanšu dati, lai tas varētu atbildēt uz Lietotāja jautājumiem.

Saskaņā ar Anthropic komerciālajiem noteikumiem, ar kuriem Lietotājs var iepazīties tīmekļvietnē anthropic.com, Anthropic nedrīkst izmantot Jūsu nosūtītos datus un dokumentus modeļu apmācībai, un tie tiek apstrādāti konfidenciāli vienīgi nolūkā sniegt Jums pakalpojumu. Anthropic pieprasījumus un atbildes dzēš 30 dienu laikā; ilgāk, līdz diviem gadiem, tos glabā tikai tad, ja Anthropic automātiskās drošības sistēmas pieprasījumu atzīmē kā iespējamu lietošanas politikas pārkāpumu, vai ja to prasa tiesību akti. Mūsu līgumslēdzēja puse ir Anthropic Ireland, Limited, taču saskarne tehniski tiek nodrošināta Anthropic globālajā infrastruktūrā, tostarp ASV, tādēļ datu pārsūtīšana ārpus ES un EEZ notiek, pamatojoties uz Anthropic datu apstrādes papildinājumā iekļautajām Eiropas Komisijas apstiprinātajām standarta līguma klauzulām (SCC).

5.1. Papildu informācija par Peppol e-rēķinu piegādi

Pašlaik rēķinu dati netiek nodoti nevienam e-rēķinu piegādes tīkla operatoram. Izpildītājam nav aktīva piekļuves punkta (Access Point) vai cita piegādes tīkla operatora pieslēguma, tādēļ e-rēķina nosūtīšana caur tīklu Platformā netiek nodrošināta un šī sadaļa apraksta vienīgi to, kas notiktu, ja šāda funkcionalitāte tiktu aktivizēta.

Strukturēta e-rēķina izveide un lejupielāde nenozīmē datu nodošanu trešajai pusei. Rēķina XML fails tiek sagatavots Platformā un ir pieejams Lietotājam lejupielādei. Ko Lietotājs ar šo failu dara tālāk, tostarp vai iesniedz to savā oficiālajā elektroniskajā adresē (e-adresē), Elektronisko iepirkumu sistēmā vai nodod darījumu partnerim citā kanālā, ir Lietotāja paša darbība, un Izpildītājs šajā nodošanā nepiedalās un datus tālāk nenodod.

Nododamie dati, ja funkcionalitāte tiktu aktivizēta. Veicot e-rēķina nosūtīšanu caur piegādes tīklu, attiecīgajam operatoram tiktu nodots rēķina XML dokuments, kurā ietverti pārdevēja un pircēja rekvizīti (nosaukums, reģistrācijas numurs, PVN reģistrācijas numurs, adrese un kontaktinformācija, ciktāl Lietotājs to ir iekļāvis rēķinā), rēķina pozīcijas, summas, valūta, maksāšanas noteikumi un rēķina identifikatori.

Datu pārsūtīšana rēķina saņēmējam. Pēc rēķina iesniegšanas piegādes tīklā tas pats rēķina XML tiktu nodots saņēmējam (Lietotāja klientam) vai tā piekļuves punktam. Šī datu pārsūtīšana ir attiecīgās funkcionalitātes neatņemama sastāvdaļa un izrietētu no Lietotāja sniegtā uzdevuma nosūtīt rēķinu konkrētam adresātam. Lietotājs uzņemas atbildību par rēķinā iekļauto datu pareizību, pilnību un atbilstību nosūtīšanas mērķim.

Paziņošana pirms aktivizācijas. Izpildītājs neaktivizēs e-rēķinu nosūtīšanu caur piegādes tīklu, iepriekš neatjauninot šo Privātuma politiku un neiekļaujot attiecīgo operatoru apakšapstrādātāju sarakstā, norādot tā nosaukumu, apstrādes mērķi, datu atrašanās vietu un pārsūtīšanas tiesisko pamatu. Līdz tam Lietotāja rēķinu dati šādam operatoram netiek nodoti.

5.2. Mākslīgā intelekta caurspīdīgums un cilvēka uzraudzība (ES Mākslīgā intelekta akts)

Informēšana par mijiedarbību ar mākslīgo intelektu. Asistents "Laima" ir mākslīgā intelekta sistēma, kas darbojas ar Anthropic Claude lietojumprogrammu saskarnes (Claude API) starpniecību. Sazinoties ar asistentu, Lietotājs mijiedarbojas ar mākslīgo intelektu, nevis ar cilvēku.

Mākslīgā intelekta ģenerēts saturs. Asistenta sagatavotās atbildes, analīzes, klasifikācijas, prognozes un melnraksti, tostarp maksājumu atgādinājumu melnraksti, ir mākslīgā intelekta ģenerēts saturs.

Cilvēka uzraudzība. Mākslīgā intelekta sagatavotie atgādinājumu un rēķinu melnraksti pēc noklusējuma tiek sagatavoti Lietotāja pārskatīšanai un apstiprināšanai pirms jebkādas nosūtīšanas. Riska atzīmes, krāpšanas brīdinājumi, prognozes un analīzes ir lēmumu atbalsta informācija, un lēmumu pieņem pats Lietotājs. Neviens lēmums, kas rada Lietotājam vai datu subjektiem juridiskas vai tamlīdzīgi būtiskas sekas, netiek pieņemts vienīgi automatizētas apstrādes rezultātā Vispārīgās datu aizsardzības regulas 22. panta izpratnē.

Kontrole. Mākslīgā intelekta funkcijas pēc noklusējuma ir izslēgtas. Tās darbojas tikai pēc tam, kad Lietotājs tās ieslēdz iestatījumu sadaļā "Laima", un līdz tam neviens Lietotāja saturs mākslīgā intelekta apstrādei netiek nodots. Lietotājs tās jebkurā brīdī var atkal izslēgt, un tad nodošana nekavējoties beidzas. Mākslīgā intelekta sagatavotie melnraksti pēc noklusējuma tiek nosūtīti tikai pēc Lietotāja apstiprinājuma. Lietotājs arī var pieprasīt, lai jautājumu izskata cilvēks, sazinoties ar mums pa 1. sadaļā norādīto elektroniskā pasta adresi.

Piemērojamība. Šie caurspīdīguma pienākumi izriet no Eiropas Parlamenta un Padomes Regulas (ES) 2024/1689 (Mākslīgā intelekta akts) 50. panta, kura prasības ir piemērojamas kopš 2026. gada 2. augusta.

5.3. Noliktava: pārdošana, kvītis, dāvanu kartes, iepirkumi un B2B pasūtījumi

Apstrādājamie dati. Ja Lietotājs izmanto papildpakalpojumu "Noliktava", Platformā tiek glabāts Lietotāja preču katalogs, proti, preču nosaukumi, apraksti, svītrkodi, pārdošanas un izmaksu cenas un krājumu atlikumi, krājumu kustības vēsture, ātrās pārdošanas darījumu ieraksti (kvītis), Lietotāja izsniegto dāvanu karšu dati, proti, kartes kods, vērtība, atlikums, derīguma termiņš, dizains un darbību vēsture, kā arī, ja Lietotājs izmanto pastāvīgo klientu programmu, tās dalībnieku dati, kas aprakstīti tālāk šajā sadaļā. Šie dati ir Lietotāja satura dati šīs politikas 2. sadaļas B punkta izpratnē, proti, attiecībā uz tiem Lietotājs ir pārzinis, savukārt mēs esam apstrādātājs.

Pircēja dati ātrajā pārdošanā. Ātrā pārdošana pēc noklusējuma ir anonīma, proti, darījuma noformēšanai pircēja personas dati nav nepieciešami, netiek pieprasīti un netiek vākti, un darījums tiek reģistrēts bez pircēja identificēšanas. Ja Lietotājs pēc pircēja lūguma ievada pircēja elektroniskā pasta adresi kvīts nosūtīšanai, šī adrese tiek izmantota vienīgi attiecīgās kvīts vienreizējai nosūtīšanai ar mūsu e-pasta apakšapstrādātāja (Zoho, skatīt 5. sadaļas tabulu) starpniecību, un tā netiek pievienota Lietotāja klientu reģistram, netiek izmantota mārketingam un netiek apstrādāta citiem nolūkiem. Arī attiecībā uz šo apstrādi Lietotājs ir pārzinis, un mēs darbojamies kā apstrādātājs. Pircēja dati, ko Lietotājs pēc pircēja izvēles reģistrē saistībā ar dāvanu kartēm vai pastāvīgo klientu programmu, ir aprakstīti tālāk šajā sadaļā.

Svītrkodu skenēšana ar kameru. Svītrkodu skenēšanai tiek izmantota Lietotāja ierīces kamera, un piekļuve tai tiek iegūta vienīgi pēc tam, kad Lietotājs to ir atļāvis pārlūkprogrammā. Kameras attēls tiek apstrādāts lokāli Lietotāja ierīcē, lai atpazītu svītrkodu, un video plūsma vai attēli netiek pārsūtīti uz mūsu vai trešo pušu serveriem un netiek saglabāti. Uz mūsu serveri tiek nosūtīta vienīgi atpazītā svītrkoda vērtība, lai atrastu attiecīgo preci Lietotāja katalogā. Piekļuvi kamerai Lietotājs jebkurā brīdī var atsaukt pārlūkprogrammas iestatījumos.

Maksājuma QR kods. Ātrās pārdošanas maksājuma QR kods satur Lietotāja norādītos maksājuma rekvizītus, proti, saņēmēja nosaukumu, IBAN konta numuru, maksājuma summu un maksājuma mērķi, un tas tiek ģenerēts attēlošanas brīdī un mūsu serveros netiek saglabāts. Mēs nesaņemam informāciju par pircēja identitāti, pircēja bankas kontu vai maksājuma izpildi, jo maksājums notiek tieši starp pircēju un Lietotāju ar to banku starpniecību.

Kvīts lejupielādes saite un glabāšana. Kvīts lejupielādes saite ir kriptogrāfiski parakstīta saite, kas nodrošina piekļuvi vienīgi konkrētās kvīts PDF dokumentam un ir pieejama ikvienam, kura rīcībā tā nonāk. Kvītī ir norādīti Lietotāja rekvizīti, pārdotās preces un summas, taču ne pircēja personas dati. Saite paliek derīga, kamēr pastāv Lietotāja konts un attiecīgais darījuma ieraksts, lai pircējs savu pirkuma apliecinājumu varētu saņemt arī vēlāk. Kvīts QR kods tiek ģenerēts darījuma brīdī un mūsu serveros netiek saglabāts, savukārt pašam darījuma ierakstam (kvītij) ir piemērojami 7. sadaļā noteiktie glabāšanas termiņi.

Dāvanu kartes. Ja Lietotājs pircējam izsniedz dāvanu karti un pircējs norāda savu elektroniskā pasta adresi kartes saņemšanai, šī adrese tiek saglabāta pie attiecīgās kartes ieraksta, lai karti pēc Lietotāja pieprasījuma varētu nosūtīt atkārtoti, un tā netiek izmantota citiem nolūkiem, tostarp mārketingam. Digitālā dāvanu karte ir pieejama ar kriptogrāfiski parakstītu saiti, kurā ir redzams Lietotāja nosaukums, kartes atlikums, kods un derīguma termiņš, taču ne pircēja personas dati; saite ir pieejama ikvienam, kura rīcībā tā nonāk, un tā zaudē spēku, ja Lietotājs karti pārizdod ar jaunu kodu vai anulē. Digitālās kartes lapa neizmanto sīkdatnes un neveic apmeklētāju izsekošanu. Attiecībā uz šiem datiem Lietotājs ir pārzinis, mēs esam apstrādātājs, un dāvanu karšu ierakstiem ir piemērojami 7. sadaļā noteiktie glabāšanas termiņi.

Pastāvīgo klientu programma. Ja Lietotājs izmanto pastāvīgo klientu programmu, Platformā tiek glabāts Lietotāja klienta tālruņa numurs, vārds, ja tas ir norādīts, piekrišanas reģistrēšanas laiks, uzkrājuma atlikums un ar pirkumiem saistīti kopsavilkuma dati, proti, pirkumu skaits, kopējā pirkumu summa un pēdējā pirkuma laiks. Šos datus no sava klienta ievāc Lietotājs, kuram pirms klienta reģistrēšanas ir pienākums viņu informēt un saņemt viņa piekrišanu; attiecībā uz šiem datiem Lietotājs ir pārzinis, savukārt mēs esam apstrādātājs, kas tos apstrādā vienīgi programmas darbības nodrošināšanai. Mēs šos datus neizmantojam saviem nolūkiem, tostarp mārketingam, un nenododam trešajām personām, izņemot 5. sadaļas tabulā minētos infrastruktūras apakšapstrādātājus. Savas datu subjekta tiesības, tostarp tiesības piekļūt datiem un tiesības uz dzēšanu, Lietotāja klients īsteno, vēršoties pie attiecīgā Lietotāja (veikala), un Platforma nodrošina Lietotājam iespēju klienta datus un ar tiem saistīto vēsturi neatgriezeniski dzēst nekavējoties.

Uzkrājuma saite klientam. Lietotājs var izveidot kriptogrāfiski parakstītu saiti, kurā tā klients redz savu uzkrājuma atlikumu, kopējo nopelnīto summu, pirkumu reižu skaitu un uzkrājuma likmi, kā arī vārdu, ja Lietotājs to ir norādījis. Saite nesatur klienta tālruņa numuru un pirkumu vēsturi, tā neizmanto sīkdatnes un neveic apmeklētāju izsekošanu. Saiti klientam nodod pats Lietotājs, un mēs to nesūtām automātiski. Saite ir pieejama ikvienam, kura rīcībā tā nonāk, un zaudē spēku, ja Lietotājs to pārizdod.

Rezervācijas. Ja Lietotājs rezervē preci konkrētam pircējam, Platformā tiek glabāts pircēja vārds un tālruņa numurs, ja Lietotājs tos ir norādījis, kā arī rezervētā prece, daudzums, cena rezervācijas brīdī, termiņš un pircēja izvēlētais preces saņemšanas veids ar piezīmi, ja pircējs to ir norādījis rezervācijas lapā. Šos datus ievāc Lietotājs, kuram ir pienākums savu pircēju informēt; attiecībā uz tiem Lietotājs ir pārzinis, savukārt mēs esam apstrādātājs. Rezervācijas lapa neizmanto sīkdatnes un neveic apmeklētāju izsekošanu, un tajā nav redzami krājumu atlikumi un pašizmaksas.

Veikals internetā un pasūtījumi. Ja Lietotājs publicē savu preču katalogu publiskā veikalā, pasūtījuma iesniegšanai pircējs norāda vārdu un elektroniskā pasta adresi, kā arī, atkarībā no izvēlētā saņemšanas veida, tālruņa numuru un piegādes adresi vai pakomāta nosaukumu un piezīmi pasūtījumam. Šie dati nonāk Lietotāja pasūtījumu sarakstā un tiek izmantoti vienīgi konkrētā pasūtījuma izpildei, tie netiek izmantoti mārketingam, un mēs pircējam automātiski neko nesūtām. Attiecībā uz šiem datiem Lietotājs ir pārzinis, savukārt mēs esam apstrādātājs, un savas datu subjekta tiesības pircējs īsteno, vēršoties pie attiecīgā Lietotāja (veikala). Veikala lapa neizmanto sīkdatnes un neveic apmeklētāju izsekošanu, savukārt groza saturs līdz pasūtījuma nosūtīšanai tiek glabāts vienīgi paša pircēja pārlūkprogrammā.

Karšu maksājumi ar Lietotāja Stripe kontu. Ja Lietotājs ir pievienojis savas Stripe atslēgas, karšu maksājumi Lietotāja rēķinu saitēs un rēķinu apmaksas lapā, interneta veikalā un Biroja klientu portālā notiek ar Lietotāja paša Stripe konta starpniecību. Uzsākot maksājumu, mēs pēc Lietotāja norādījuma nododam Stripe pircēja vai rēķina saņēmēja elektroniskā pasta adresi (lai Stripe varētu nosūtīt maksājuma apstiprinājumu), pasūtījuma pozīciju nosaukumus vai rēķina numuru un summas, kā arī pasūtījuma vai rēķina identifikatoru. Pircējs kartes datus ievada Stripe uzturētā maksājuma lapā, nevis mūsu Platformā, tāpēc mēs kartes numuru, derīguma termiņu vai drošības kodu nesaņemam un neglabājam. No maksājuma mēs saglabājam vienīgi Stripe maksājuma sesijas identifikatoru, maksājuma statusu, apmaksas laiku un summu, lai Lietotājs redzētu, ka pasūtījums ir apmaksāts. Naudu mēs neievācam, nesaņemam un neturam: tā nonāk tieši Lietotāja Stripe kontā. Attiecībā uz šo apstrādi mūsu attiecībās ar Lietotāju pārzinis ir Lietotājs, savukārt mēs esam apstrādātājs, kas datus nodod vienīgi izpildot Lietotāja norādījumu. Stripe attiecībā uz Lietotāja veikala maksājumiem nav mūsu apakšapstrādātājs: tas darbojas uz Lietotāja un Stripe savstarpējā līguma pamata, Lietotājs pats izvēlas to piesaistīt, un mēs neatbildam par Stripe veikto datu apstrādi šajos maksājumos. Informāciju par to Stripe sniedz savā privātuma politikā, un Lietotājam ir pienākums savus pircējus par šo datu nodošanu informēt.

Veikala preču attēli. Veikalam augšupielādētie preču attēli tiek glabāti publiski pieejamā failu krātuvē pie mūsu infrastruktūras apakšapstrādātāja (Supabase, skatīt 5. sadaļas tabulu), un tie ir pieejami ikvienam, kura rīcībā ir attiecīgā attēla adrese, arī pēc tam, kad prece veikalā vairs netiek rādīta. Par attēlu saturu un to publiskošanas pieļaujamību ir atbildīgs Lietotājs, un attēli, kuru publiska pieejamība nav vēlama, nav jāaugšupielādē.

Uzņēmuma logo. Ja Lietotājs augšupielādē sava uzņēmuma logo, tas tiek glabāts publiski pieejamā failu krātuvē pie mūsu infrastruktūras apakšapstrādātāja (Supabase, skatīt 5. sadaļas tabulu) un ir pieejams ikvienam, kura rīcībā ir attiecīgā attēla adrese. Tas ir tehniski nepieciešams, lai logo attēlotos rēķinu PDF failos, elektroniskā pasta sūtījumos un publiskajās rēķinu saitēs, kuras Lietotāja klients atver bez autentifikācijas. Augšupielādēto attēlu mēs pārveidojam vienotā formātā, samazinām tā izmēru, dzēšam faila metadatus (tostarp iespējamos uzņemšanas datus) un varam sagatavot attēla variantus ar noņemtu vienkrāsainu fonu un gaišu versiju izmantošanai uz tumša fona. Parasti logo nesatur personas datus, taču tas ir iespējams, piemēram, ja saimnieciskās darbības veicējs izmanto savu vārdu vai fotoattēlu; šādā gadījumā apstrādes tiesiskais pamats ir līguma izpilde, proti, Lietotāja pieprasītā dokumentu noformēšana. Logo tiek aizstāts, kad Lietotājs augšupielādē jaunu, un tiek dzēsts kopā ar iepriekšējiem variantiem, kad Lietotājs to noņem vai kad tiek dzēsts Lietotāja konts. Attēlus, kuru publiska pieejamība nav vēlama, augšupielādēt nav nepieciešams.

Receptes un ražošana. Ja Lietotājs izmanto recepšu un ražošanas funkcijas, Platformā tiek glabāti Lietotāja norādītie preču sastāvi, izlietoto izejvielu daudzumi, ražošanas reižu ieraksti, partiju apzīmējumi un aprēķinātās pašizmaksas. Šie ir Lietotāja saimnieciskās darbības dati, un tie nesatur personas datus, ja vien Lietotājs tādus pats nav ierakstījis brīvā teksta laukos.

Iepirkumi un piegādātāju dati. Ja Lietotājs izmanto iepirkumu funkcijas, Platformā tiek glabāts Lietotāja piegādātāju katalogs, proti, piegādātāja nosaukums, reģistrācijas un PVN numurs, elektroniskā pasta adrese, tālrunis, adrese, bankas konta numurs, piegādes laiks un Lietotāja piezīmes, kā arī Lietotāja sagatavotie pasūtījumi piegādātājiem un to saņemšanas vēsture. Ciktāl piegādātāja kontaktinformācija satur fiziskas personas datus, piemēram, kontaktpersonas elektroniskā pasta adresi, to Platformā ievada Lietotājs, kurš attiecībā uz šiem datiem ir pārzinis, savukārt mēs esam apstrādātājs. Pasūtījuma nosūtīšana piegādātājam pa elektronisko pastu notiek vienīgi pēc Lietotāja tiešas darbības. Krājumu radara ieteikumi un peļņas pārskati tiek aprēķināti vienīgi no Lietotāja Platformā reģistrētajiem datiem, un šie aprēķini netiek izmantoti nekādiem citiem nolūkiem. Ja Lietotājs Platformā ir ieslēdzis izvēles iknedēļas krājumu kopsavilkumu, Lietotājam uz viņa norādīto adresi tiek nosūtīts elektroniskā pasta ziņojums ar ieteicamajiem pasūtījumiem; šo iespēju Lietotājs jebkurā brīdī var izslēgt turpat Platformā.

B2B pasūtījumu portāls. Ja Lietotājs savam klientam izveido B2B pasūtījumu portāla saiti, caur to bez autentifikācijas ir redzams Lietotāja aktīvo preču katalogs ar cenām, ieskaitot attiecīgajam klientam piešķirto atlaidi, bet ne krājumu atlikumi un ne pašizmaksas. Iesniedzot pasūtījumu, tiek saglabāts pasūtījuma saturs, kā arī klienta brīvprātīgi norādītā kontaktpersona un piezīmes; kontaktpersonas vārds ir personas dati, kuru pārzinis ir Lietotājs, savukārt mēs esam apstrādātājs, kas tos apstrādā vienīgi pasūtījuma apstrādes nodrošināšanai. Portāla lapa neizmanto sīkdatnes un neveic apmeklētāju izsekošanu; portāla saite ir pieejama ikvienam, kura rīcībā tā nonāk, līdz brīdim, kad Lietotājs to aptur vai pārizdod, un tā automātiski pārstāj darboties, ja papildpakalpojuma abonements vairs nav aktīvs. Par jaunu pasūtījumu Lietotājs saņem paziņojumu Platformā un uz Lietotāja Platformā norādīto elektroniskā pasta adresi. Pasūtījumu ierakstiem ir piemērojami 7. sadaļā noteiktie glabāšanas termiņi.

Piegāde uz pakomātu vai ar kurjeru

Pakomātu un izņemšanas punktu saraksts. Lai pircējs pasūtījuma noformēšanas laikā varētu izvēlēties konkrētu pakomātu vai izņemšanas punktu, Platforma izmanto pārvadātāju (Omniva, Venipak) publiski pieejamos punktu sarakstus, kuros ir norādīts punkta nosaukums, adrese, pasta indekss, koordinātas un darba laiks. Šie saraksti nesatur personas datus, tie ir pieejami ikvienam bez autentifikācijas, un mēs tos glabājam savā pusē vienīgi tāpēc, lai meklēšana būtu ātra. Šīs funkcijas izmantošanai Lietotājam nav nepieciešams līgums ar pārvadātāju, un nekādi dati pārvadātājam šajā solī netiek nodoti.

Sūtījuma reģistrēšana ar Lietotāja paša pārvadātāja līgumu. Ja Lietotājs Platformā pievieno sava pārvadātāja līguma konta piekļuves datus un reģistrē sūtījumu, mēs pēc Lietotāja norādījuma nododam attiecīgajam pārvadātājam sūtījuma noformēšanai nepieciešamos datus, proti, saņēmēja vārdu un uzvārdu, tālruņa numuru un elektroniskā pasta adresi, izvēlētā pakomāta vai izņemšanas punkta identifikatoru vai piegādes adresi, kā arī sūtījuma svaru. Pārvadātājs šos datus apstrādā, pamatojoties uz savu līgumu ar Lietotāju, un tas nav mūsu apakšapstrādātājs šīs politikas 5. sadaļas izpratnē, tāpat kā tas ir aprakstīts attiecībā uz karšu maksājumu pieņemšanu ar Lietotāja paša Stripe kontu. Mēs neesam pasta vai kurjera pakalpojuma sniedzējs, mēs nepārdodam pasta pakalpojumus un neieturam no tiem atlīdzību; Lietotājs par sūtījumu norēķinās tieši ar pārvadātāju.

Pārvadātāja piekļuves dati. Lietotāja pārvadātāja līguma konta piekļuves dati (lietotājvārds, parole un klienta kods) tiek glabāti šifrētā veidā, tie netiek atgriezti nevienā Platformas atbildē un nav redzami Platformas saskarnē; Lietotājs tos jebkurā brīdī var atvienot, un tādā gadījumā tie tiek neatgriezeniski dzēsti. Šos datus mēs izmantojam vienīgi tam, lai Lietotāja uzdevumā izveidotu sūtījumu, saņemtu pārvadātāja sagatavoto sūtījuma uzlīmi un saņemtu sūtījuma statusa atjauninājumus.

Sūtījuma dati un izsekošana. Pie sūtījuma ieraksta tiek glabāts saņēmēja vārds, tālruņa numurs, elektroniskā pasta adrese un piegādes adrese vai izvēlētais pakomāts, pārvadātāja piešķirtais sūtījuma numurs, pārvadātāja sagatavotā sūtījuma uzlīme un no pārvadātāja saņemtā sūtījuma statusa vēsture. Izvēlētā pakomāta nosaukums un adrese tiek saglabāti pasūtījuma noformēšanas brīdī un vēlāk netiek pārrakstīti, lai arī pēc laika būtu redzams, uz kuru punktu sūtījums patiesībā tika nosūtīts. Attiecībā uz šiem datiem Lietotājs ir pārzinis, mēs esam apstrādātājs, un tiem ir piemērojami 7. sadaļā noteiktie glabāšanas termiņi. Paziņojumus par sūtījuma gaitu pircējam nosūta pārvadātājs saskaņā ar saviem noteikumiem, nevis mēs.

Pēcapmaksa netiek piedāvāta. Platforma neatbalsta samaksas iekasēšanu sūtījuma saņemšanas brīdī (pēcapmaksu), un šāda iespēja pārvadātājam netiek nodota. Pircējs par pasūtījumu norēķinās pirms sūtījuma nosūtīšanas ar pārskaitījumu vai karti.

Vairākas krājumu glabāšanas vietas un komplektēšana. Ja Lietotājs izmanto vairākas krājumu glabāšanas vietas, Platformā tiek glabāts vietas nosaukums, apzīmējums un preču atlikums katrā vietā, savukārt komplektēšanas pārbaudē tiek apstrādātas vienīgi preču svītrkodu vērtības. Ne vienā, ne otrā gadījumā netiek apstrādāti personas dati.

5.4. Saņemtie rēķini starp Platformas lietotājiem

Kas notiek. Ja Platformas lietotājs izraksta rēķinu, kurā norādīts cita Platformas lietotāja reģistrācijas numurs, rēķins var tikt ievietots saņēmēja kontā strukturētu datu veidā. Tā nav datu nodošana trešajai pusei ārpus Platformas: abas puses ir mūsu lietotāji, dokuments nekur netiek izsūtīts, un neviens jauns apakšapstrādātājs šajā procesā nav iesaistīts. Tā arī nav e-rēķina nosūtīšana caur piegādes tīklu; uz to attiecas 5.1. sadaļa.

Kā tiek noteikts saņēmējs. Reģistrācijas numurs vien nav pietiekams, jo Platforma to nepārbauda un to var ievadīt jebkurš. Tāpēc rēķins tiek ievietots saņēmēja kontā tikai tad, ja to apstiprina dati, kurus neatkarīgi reģistrējis rēķina izrakstītājs, proti, ja izrakstītāja klienta ierakstā norādītā elektroniskā pasta adrese sakrīt ar saņēmēja konta adresi vai ir tajā pašā uzņēmuma domēnā. Šīs pārbaudes nolūks ir novērst dokumenta nonākšanu pie nepareizas personas, un tās tiesiskais pamats ir mūsu leģitīmās intereses nodrošināt Platformas drošību Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6. panta 1. punkta f) apakšpunkta izpratnē. Ja apstiprinājuma nav, rēķins netiek ievietots nevienā kontā un neviens par to netiek informēts.

Saņemtā eksemplāra glabāšana. Saņēmēja kontā tiek saglabāta rēķina kopija tādā redakcijā, kādā tas tika izrakstīts, proti, rēķina numurs, datumi, summas, pozīcijas, izrakstītāja rekvizīti un norēķinu informācija. Attiecībā uz šo kopiju saņēmējs ir pārzinis, bet mēs esam apstrādātājs tāpat kā attiecībā uz pārējiem viņa satura datiem. Kopija netiek pārrakstīta, ja izrakstītājs vēlāk labo savu rēķinu, jo saņēmēja grāmatvedības ieraksts nedrīkst mainīties bez viņa ziņas.

Ko uzzina rēķina izrakstītājs. Ja saņēmējs rēķinu iegrāmato vai noraida, izrakstītājam tiek parādīts šis fakts, saņēmēja organizācijas nosaukums un darbības laiks. Izrakstītājs neredz neko no saņēmēja grāmatvedības. Šī informācija tiek sniegta tāpēc, ka tā izriet no saņēmēja apzinātas darbības attiecībā uz konkrētā izrakstītāja dokumentu, un tās tiesiskais pamats ir līguma izpilde starp pusēm un mūsu leģitīmās intereses. Ja saņēmējs rēķinu tikai saņem un nerīkojas, izrakstītājam par to netiek paziņots un Platforma nekādā veidā neatklāj, vai konkrētam uzņēmumam ir vai nav konts Platformā.

Ja saņēmējs nav Platformas lietotājs. Ja reģistrācijas numuram Platformā neatbilst neviens lietotājs, mēs saglabājam vienīgi atzīmi par to, ka šādam numuram ir izrakstīts rēķins, proti, normalizētu reģistrācijas numuru un atsauci uz izrakstītāja rēķinu. Rēķina saturs šādā atzīmē netiek kopēts, un tā netiek nevienam izpausta. Atzīme tiek automātiski dzēsta ne vēlāk kā 12 mēnešu laikā. Šie rēķini netiek automātiski pievienoti vēlāk izveidotam kontam.

5.5. Rēķinu saites un rēķina atvēršanas uzskaite

Kas tiek reģistrēts. Kad Lietotāja klients atver Lietotāja nosūtītu rēķina saiti, mēs reģistrējam atvēršanas laiku, ierīces veidu, pārlūkprogrammu, operētājsistēmu un pārlūkprogrammas identifikatoru, kā arī IP adreses jaucējvērtību, kuru izmantojam tikai atkārtotu atvēršanu apvienošanai. Kamēr lapa ir atvērta, tiek reģistrēts arī lapā pavadītais laiks, cik tālu lapa ritināta un vai lejupielādēts PDF. Pati IP adrese netiek saglabāta, un lapa neizmanto sīkdatnes, reklāmas vai analītikas rīkus.

Nolūks un lomas. Šo informāciju redz vienīgi rēķina izrakstītājs, lai zinātu, vai un kad rēķins ir atvērts. Attiecībā uz šiem datiem Lietotājs ir pārzinis, savukārt mēs esam apstrādātājs, un Lietotājam ir pienākums par to informēt savus klientus. Ieraksti tiek glabāti, kamēr pastāv attiecīgais rēķins, un tiek dzēsti kopā ar to.

5.6. Rēķinu pārsūtīšana no e-pasta

Kas notiek. Lietotājs Platformā var izveidot sava uzņēmuma e-pasta adresi rēķinu saņemšanai un savā e-pastā iestatīt, ka uz to tiek pārsūtītas vēstules, piemēram, piegādātāju rēķini. Vēstules, kas adresētas šai adresei, saņem Cloudflare (skatīt 5. sadaļas tabulu) un nekavējoties nodod mūsu serverim. Cloudflare vēstuļu saturu neglabā, bet savā darbības žurnālā uz laiku reģistrē vēstules metadatus, piemēram, sūtītāja un saņēmēja adresi un piegādes rezultātu. Tā nav e-rēķinu saņemšana caur piegādes tīklu; uz to attiecas 5.1. sadaļa.

Kas tiek saglabāts. No katras vēstules mēs saglabājam vienīgi tos pielikumus, kas var būt rēķini vai čeki, proti, PDF failus, attēlus un e-rēķinus XML formātā, kā arī sūtītāja adresi un to, vai vēstule ir parakstīta sūtītāja domēna vārdā (DKIM). Katrs šāds dokuments kļūst par Lietotāja izdevumu ierakstu sadaļā "Saņemtie" un tiek glabāts, kamēr pastāv šis ieraksts; dzēšot ierakstu, tiek dzēsts arī fails. Vēstules teksts netiek saglabāts, un vēstules bez šādiem pielikumiem netiek saglabātas vispār. Par katru saņemto vēstuli 30 dienas tiek glabāts ieraksts ar saņemšanas laiku, sūtītāja adresi un rezultātu, bet par vēstuli, kas ir par lielu, lai to pieņemtu, arī tās temats, lai Lietotājs to varētu atrast savā e-pastā.

Dokumentu nolasīšana. E-rēķinus XML formātā mēs nolasām bez mākslīgā intelekta. PDF failus un attēlus asistents "Laima" ar šīs sadaļas sākumā aprakstītā Claude API starpniecību nolasa tikai tad, ja Lietotāja plāns to ietver un Lietotājs asistentu ir ieslēdzis; citādi fails tiek saglabāts, un datus Lietotājs ievada pats. Nolasītie dati aizpilda vienīgi izdevumu ieraksta melnrakstu, kuru Lietotājs pārbauda un iegrāmato pats.

Bankas izraksti. Ja uz šo adresi no organizācijas īpašnieka e-pasta adreses, kas parakstīta tās domēna vārdā, tiek pārsūtīts bankas konta izraksts (ISO 20022 camt, FiDAViSta vai CSV formātā), mēs to ievedam kā bankas maksājumus tāpat kā augšupielādētu izrakstu, un pašnodarbinātajiem tie kļūst par žurnāla ierakstiem (5.9. sadaļa). No citām adresēm izraksti netiek ievesti.

Lomas. Pārsūtītās vēstules var saturēt Lietotāja piegādātāju un citu sūtītāju personas datus, kurus Lietotājs izvēlas pārsūtīt. Attiecībā uz tiem Lietotājs ir pārzinis, savukārt mēs esam apstrādātājs. Lietotājs adresi var jebkurā brīdī nomainīt vai izslēgt, un pēc tam vēstules uz iepriekšējo adresi netiek pieņemtas un tiek atgrieztas sūtītājam.

5.7. Jautājumi par rēķinu apmaksu un žurnālu, mēneša noslēgums

Kas notiek. Kad rēķina apmaksas termiņš ir pagājis un rēķins nav atzīmēts kā apmaksāts, mēs rēķina izrakstītājam vai uzņēmuma īpašniekam nosūtām e-pasta vēstuli ar jautājumu, vai klients ir samaksājis. Biznesa plānā mēneša pirmajā darba dienā nosūtām arī sarakstu ar to, kas no iepriekšējā mēneša palicis neizdarīts. Abas vēstules ir paziņojumi par Jūsu pašu grāmatvedību, un no tām varat atteikties e-pasta iestatījumos.

Kas tiek saglabāts. Par katru jautājumu mēs saglabājam, par kuru rēķinu, kam un kad tas uzdots un kāda ir atbilde, lai par vienu rēķinu nejautātu atkārtoti. Vēstulē ir personiska saite; mēs glabājam tikai tās jaucējvērtību, un pēc 7 dienām saite pārstāj darboties. Rēķins tiek atzīmēts kā apmaksāts un atgādinājums klientam tiek nosūtīts tikai pēc Jūsu apstiprinājuma, un ar saiti var atbildēt tikai tas, kurš joprojām ir attiecīgā uzņēmuma īpašnieks vai dalībnieks. Mēneša sarakstu mēs nesaglabājam: to katru reizi aprēķina no Jūsu datiem, un mēneša pārbaude, kas notiek pirms vēstules nosūtīšanas, ir aprēķins bez mākslīgā intelekta. Jautājumu un atbilžu ieraksti tiek glabāti, kamēr pastāv attiecīgais rēķins, un tiek dzēsti kopā ar to.

Jautājums par neklasificētiem maksājumiem. Pašnodarbinātajiem mēs reizi mēnesī varam nosūtīt organizācijas īpašniekam vēstuli ar jautājumu par žurnāla maksājumiem, kuru veidu nevarējām noteikt; vēstulē ir katra maksājuma datums, darījumu partneris, summa un mērķis. Par katru vēstuli saglabājam, par kuriem ierakstiem tā nosūtīta, un saites jaucējvērtību, un saite pārstāj darboties pēc 14 dienām. Atbildot tiek ierakstīts maksājuma veids, un tas tiek atcerēts tam pašam darījumu partnerim (5.9. sadaļa).

5.8. Dokumentu pieprasījumi (plāns "Birojs")

Kas notiek. Plāna "Birojs" lietotājs var nosūtīt klienta uzņēmumam vēstuli ar lūgumu atsūtīt dokumentus par izvēlētajiem maksājumiem. Vēstulē ir grāmatveža atlasīto bankas maksājumu datums, saņēmējs, summa un mērķis, kā arī klienta uzņēmuma rēķinu adrese (skatīt 5.6. sadaļu). Vēstuli mēs nosūtām biroja vārdā uz grāmatveža norādīto e-pasta adresi, un atbildes nonāk pie grāmatveža.

Kas tiek saglabāts un lomas. Saņēmēja e-pasta adresi mēs nesaglabājam. Biroja darbību žurnālā saglabājam, kurš un kad nosūtījis pieprasījumu, par kuru uzņēmumu un mēnesi un cik maksājumu tajā bija, un šis ieraksts tiek glabāts, kamēr pastāv biroja konts. Attiecībā uz klienta uzņēmuma datiem birojs ir pārzinis vai rīkojas klienta uzdevumā, savukārt mēs esam apstrādātājs.

5.9. Ieņēmumu un izdevumu žurnāls (pašnodarbinātajiem)

Apstrādājamie dati. Ja organizācija ir fiziska persona (pašnodarbinātais), Platformā no Lietotāja bankas izrakstiem tiek veidots ieņēmumu un izdevumu žurnāls. Par katru maksājumu tajā glabājas datums, summa, virziens, darījumu partnera nosaukums un, ja tas ir izrakstā, konta numurs (IBAN), maksājuma mērķis, piesaistītais rēķins vai izdevumu dokuments un ieraksta veids, kā arī Lietotāja norādītais nodokļu režīms, tā sākuma datumi un slēgto mēnešu atzīmes.

Atcerētie noteikumi. Kad Lietotājs maksājumam izvēlas veidu, Platforma var to atcerēties tam pašam darījumu partnerim, saglabājot partnera konta numuru vai nosaukumu un izvēlēto veidu, un turpmāk tā paša partnera maksājumus klasificēt automātiski. Šos noteikumus Lietotājs redz žurnālā un var jebkurā brīdī dzēst vai atcerēšanos izslēgt. Saņemtajiem e-rēķiniem Platforma līdzīgi atceras izdevumu kategoriju pēc piegādātāja reģistrācijas numura.

Ievešana no cita rīka. Ievedot žurnālu no cita rīka, faila saturs tiek nolasīts atmiņā, un pats fails netiek saglabāts. Mēs saglabājam faila nosaukumu, tā kontrolsummu, ievesto un izlaisto rindu skaitu un aptverto periodu, lai to pašu failu neievestu divreiz un ievešanu varētu atsaukt.

Izraksta aprēķins bez konta. Lapā erekini.eu/zurnals bankas izrakstu var ielādēt arī bez konta, lai redzētu tā gada ieņēmumus, izdevumus un aptuvenos nodokļus. Fails tiek nolasīts mūsu servera atmiņā tikai šim aprēķinam. Uz Jūsu pārlūkprogrammu tiek nosūtīti maksājumu datumi, summas, darījumu partneru nosaukumi un maksājumu mērķi, bet ne darījumu partneru konta numuri. Ne fails, ne tā saturs netiek saglabāts, ierakstīts sistēmas žurnālfailos vai nodots citiem. Partneru veidus, ko izvēlaties lapā, mēs nesaņemam, jo skaitļi tiek aprēķināti Jūsu pārlūkprogrammā. Jūsu IP adrese tiek izmantota tikai pārāk biežu pieprasījumu ierobežošanai. Apstrādes tiesiskais pamats ir Jūsu pieprasījums veikt aprēķinu (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6. panta 1. punkta b) apakšpunkts), bet attiecībā uz izrakstā redzamajiem darījumu partneru datiem mūsu leģitīmās intereses sniegt Jūsu pieprasīto aprēķinu (6. panta 1. punkta f) apakšpunkts).

Nodokļu skaitļi. Nodokļu rezerves, ceturkšņa VSAOI ziņojuma, D3 pielikuma un mikrouzņēmumu nodokļa skaitļi tiek aprēķināti no žurnāla, un mēs tos nevienam nenododam. Ja Lietotājs ceturksni atzīmē kā iesniegtu, mēs saglabājam šīs atzīmes laiku.

Lomas. Žurnālā ir Lietotāja darījumu partneru dati, proti, nosaukumi un konta numuri. Attiecībā uz tiem Lietotājs ir pārzinis, savukārt mēs esam apstrādātājs. Žurnāla dati tiek glabāti, kamēr pastāv organizācija, un tiek dzēsti kopā ar kontu (7. sadaļa).

5.10. VID nodokļu konta pārbaude

Kas notiek. Ja Lietotājs ievada savu Valsts ieņēmumu dienesta EDS API atslēgu, mēs to izmantojam tikai šīs pārbaudes pieprasījumiem Valsts ieņēmumu dienesta EDS lietojumprogrammu saskarnei (eds.vid.gov.lv), lai nolasītu Lietotāja nodokļu konta atlikumu un attiecīgā gada maksājumus. Valsts ieņēmumu dienests šajā gadījumā nav mūsu apakšapstrādātājs: tā ir valsts iestāde, pie kuras vēršamies pēc Lietotāja norādījuma ar viņa paša atslēgu.

Kas tiek saglabāts. Atslēgu mēs nesaglabājam, arī ne sistēmas žurnālfailos, un neizmantojam citiem pieprasījumiem; pēc pārbaudes tā mūsu rīcībā vairs nav. No Valsts ieņēmumu dienesta saņemtie dati tiek tikai parādīti Lietotājam un salīdzināti ar žurnālu, un mūsu datubāzē tie netiek saglabāti.

5.11. Saite grāmatvedim

Kas notiek. Organizācijas īpašnieks var izveidot saiti, ar kuru jebkura persona bez pieslēgšanās var skatīt organizācijas ieņēmumu un izdevumu žurnālu, tostarp darījumu partneru nosaukumus, summas un maksājumu mērķus, lejupielādēt to un atvērt piesaistīto izdevumu dokumentu failus. Saiti nodod pats Lietotājs, un attiecībā uz šādu datu atklāšanu Lietotājs ir pārzinis, savukārt mēs esam apstrādātājs.

Kas tiek saglabāts. Pašu saiti mēs nesaglabājam, tikai tās jaucējvērtību (SHA-256), kā arī tās izveides, derīguma beigu un atsaukšanas laiku un dienu, kad tā pēdējo reizi atvērta, ko redz Lietotājs. Saites lapas netiek indeksētas meklētājprogrammās un netiek saglabātas kešatmiņā, un atvērēja IP adrese tiek izmantota tikai pārāk biežu pieprasījumu ierobežošanai.

Derīgums. Saite ir derīga 12 mēnešus, un Lietotājs to var jebkurā brīdī atsaukt, pēc kā tā nekavējoties pārstāj darboties. Ieraksts par saiti tiek glabāts, kamēr pastāv organizācija.

5.12. Rēķina dizainers

Kas tiek glabāts. Ja Lietotājs izmanto rēķina dizaineri, Platformā tiek glabāti Lietotāja dizaini, proti, dizaina nosaukums, formu, līniju un teksta novietojums, krāsas, izvēlētie šrifti, dizainā ierakstītais teksts un norādes uz dizainā izmantotajiem attēliem. Dizainam augšupielādētie attēli tiek glabāti publiski pieejamā failu krātuvē pie mūsu infrastruktūras apakšapstrādātāja (Supabase, skatīt 5. sadaļas tabulu) organizācijas atsevišķā mapē un ir pieejami ikvienam, kura rīcībā ir attiecīgā attēla adrese. Tas ir tehniski nepieciešams, lai dizains attēlotos rēķinu PDF failos, elektroniskā pasta sūtījumos un publiskajās rēķinu saitēs. Augšupielādēto attēlu mēs pārveidojam vienotā formātā, samazinām tā izmēru un dzēšam faila metadatus, tostarp iespējamos uzņemšanas vietas datus. Izrakstot rēķinu, dizaina kopija tiek saglabāta kopā ar rēķinu, lai izrakstīta rēķina izskats vēlāk nemainītos.

Personas dati dizainā. Parasti dizains personas datus nesatur, taču tas ir iespējams, piemēram, ja Lietotājs dizainā ievieto savu parakstu, fotoattēlu vai kontaktinformāciju. Attiecībā uz Lietotāja paša datiem apstrādes nolūks ir Lietotāja rēķinu noformēšana viņa izvēlētajā izskatā, un tiesiskais pamats ir līguma izpilde. Ja Lietotājs dizainā ievieto citas personas datus, attiecībā uz tiem Lietotājs ir pārzinis, savukārt mēs esam apstrādātājs. Attēlus, kuru publiska pieejamība nav vēlama, dizainā ievietot nav nepieciešams.

Glabāšana un dzēšana. Dizains tiek glabāts, līdz Lietotājs to izdzēš. Dizainā izmantotie attēli tiek glabāti, kamēr tos var attēlot kāds izrakstīts rēķins, arī pēc tam, kad dizains ir mainīts vai dzēsts, un tiek dzēsti kopā ar Lietotāja kontu 7. sadaļā noteiktajā kārtībā. Ar rēķinu saglabātajai dizaina kopijai ir piemērojams attiecīgā rēķina glabāšanas termiņš.

Dizainers sākumlapā. Platformas publiskajā sākumlapā logo redaktors un rēķina dizainers darbojas tikai apmeklētāja pārlūkprogrammā: apmeklētāja izvēlētais logo un uzzīmētais dizains netiek nosūtīti uz mūsu serveriem un netiek saglabāti.

5.13. Līguma nolasīšana un gada kopsavilkums

Līguma nolasīšana. Ja pievienojat līgumu, lai izveidotu abonementu, Laima nosūta līguma saturu, arī tajā minēto personu vārdus, reģistrācijas numurus un adreses, apstrādei Anthropic, tāpat kā citiem Laimas uzdevumiem. Līguma failu mēs neglabājam: pēc nolasīšanas tas tiek dzēsts. Saglabājas tikai Jūsu apstiprinātie abonementa un klienta lauki. Tiesiskais pamats ir līguma izpilde (VDAR 6. panta 1. punkta b) apakšpunkts). Funkcija darbojas tikai tad, ja Laima ir ieslēgta.

Gada kopsavilkums. Gada kopsavilkuma attēls tiek izveidots Jūsu pārlūkā. Mēs to nesaņemam un neglabājam.

6. Datu drošība

Mēs īstenojam mūsdienīgus tehniskos un organizatoriskos pasākumus, kas aptver turpmāk norādīto.

• Šifrēšana, proti, visi dati to pārsūtīšanas laikā tiek šifrēti, izmantojot TLS protokolu, savukārt divfaktoru autentifikācijas atslēgas un Lietotāja pievienotās trešo pušu piekļuves atslēgas datubāzē tiek glabātas šifrētā veidā.
• Piekļuves kontrole, proti, mēs izmantojam rindu līmeņa drošību (Row Level Security), lai nodrošinātu, ka katrs lietotājs piekļūst vienīgi saviem datiem.
• Rezerves kopijas, proti, tiek veiktas regulāras automatizētas rezerves kopijas, lai novērstu datu zudumu.
• Mākslīgā intelekta datu apstrāde, proti, dati uz Claude API tiek nosūtīti pa šifrētiem kanāliem, un Anthropic tos neizmanto modeļu apmācībai. Anthropic pieprasījumus un atbildes dzēš 30 dienu laikā; ilgāk tos glabā tikai tad, ja tie atzīmēti kā iespējams lietošanas politikas pārkāpums.

Personas datu aizsardzības pārkāpuma gadījumā, kas varētu radīt risku Jūsu tiesībām un brīvībām, mēs bez nepamatotas kavēšanās un normatīvajos aktos noteiktajos gadījumos un termiņos paziņojam par to Datu valsts inspekcijai, kā arī, ja pārkāpums varētu radīt augstu risku, informējam par to attiecīgās personas, savukārt gadījumos, kad mēs apstrādājam datus Lietotāja kā pārziņa uzdevumā, mēs bez nepamatotas kavēšanās paziņojam par šādu pārkāpumu attiecīgajam Lietotājam.

7. Datu glabāšana un Dzēšana

• Aktīvie konti. Dati tiek glabāti visu laiku, kamēr Jūsu konts ir aktīvs.
• Konta dzēšana. Pēc Jūsu pieprasījuma vai pēc pogas "Dzēst kontu" nospiešanas konts 7 dienas tiek turēts dzēšanai sagatavotā stāvoklī, lai kļūdainu dzēšanu varētu atcelt, vienkārši pierakstoties. Pēc tam Jūsu dati tiek neatgriezeniski dzēsti no mūsu aktīvajām datubāzēm un failu krātuves, un, ja Jums no norēķiniem līdz 2026. gada oktobrim ir Stripe klienta ieraksts, tiek dzēsts arī tas (Stripe pats glabā darījumu datus, cik to prasa tā juridiskie pienākumi). Datubāzes rezerves kopijās dzēstie dati saglabājas līdz kopiju pārrakstīšanai, bet ne ilgāk kā 30 dienas.
• Lietojuma dati. 3.2. sadaļā aprakstītie lietojuma ieraksti tiek automātiski dzēsti pēc 13 mēnešiem.
• Sarakste ar asistentu "Laima". Tiek glabāta, līdz Jūs to izdzēšat; iestatījumos varat arī izvēlēties, lai sarakste netiktu saglabāta vispār.
• Pārsūtītās vēstules. 5.6. sadaļā aprakstītie vēstuļu saņemšanas ieraksti tiek automātiski dzēsti pēc 30 dienām, savukārt no vēstulēm saglabātie dokumenti tiek glabāti, kamēr pastāv attiecīgais izdevumu ieraksts.
• Jautājumi par apmaksu. 5.7. sadaļā aprakstītie jautājumu un atbilžu ieraksti tiek glabāti, kamēr pastāv attiecīgais rēķins, bet vēstuļu saites pārstāj darboties pēc 7 dienām.
• Jautājumi par žurnālu. 5.7. sadaļā aprakstītā jautājuma par neklasificētiem maksājumiem saite pārstāj darboties pēc 14 dienām.
• Saite grāmatvedim. 5.11. sadaļā aprakstītā saite pārstāj darboties pēc 12 mēnešiem vai atsaukšanas brīdī, bet ieraksts par to tiek glabāts, kamēr pastāv organizācija.
• Rēķina dizaini. 5.12. sadaļā aprakstītie dizaini tiek glabāti, līdz Jūs tos izdzēšat, bet dizainos izmantotie attēli, kamēr tos var attēlot kāds izrakstīts rēķins, un ne ilgāk kā līdz konta dzēšanai.
• Grāmatvedība. Dati par Jūsu veiktajiem maksājumiem mums, proti, rēķini, kurus mēs izrakstām Jums, tiek glabāti 5 gadus saskaņā ar Latvijas Republikas normatīvajiem aktiem.

Vēršam Jūsu uzmanību uz to, ka konta dzēšana dzēš arī Jūsu izveidotos rēķinus un klientu datus, kuri Jums pašiem var būt jāuzglabā normatīvajos aktos noteiktajā grāmatvedības dokumentu glabāšanas termiņā, tādēļ pirms konta dzēšanas iesakām eksportēt un saglabāt savus dokumentus, izmantojot Platformā pieejamo datu eksporta funkciju.

8. Jūsu tiesības

Saskaņā ar Vispārīgo datu aizsardzības regulu Jums ir turpmāk uzskaitītās tiesības.

• Pieprasīt piekļuvi saviem personas datiem un saņemt to kopiju.
• Pieprasīt neprecīzu vai nepilnīgu datu labošanu.
• Pieprasīt datu dzēšanu, proti, izmantot tiesības tikt aizmirstam, ja dati vairs nav nepieciešami nolūkam, kādam tie tika vākti.
• Pieprasīt datu apstrādes ierobežošanu normatīvajos aktos noteiktajos gadījumos.
• Iebilst pret datu apstrādi, kas pamatota ar mūsu leģitīmajām interesēm, kā arī pret datu izmantošanu tiešā mārketinga nolūkos.
• Saņemt savus datus strukturētā, plaši izmantotā un mašīnlasāmā formātā un pārnest tos citam pārzinim, proti, izmantot datu pārnesamības tiesības.
• Jebkurā brīdī atsaukt iepriekš sniegtu piekrišanu, neietekmējot līdz atsaukšanas brīdim veiktās apstrādes likumību.

Lai īstenotu šīs tiesības, rakstiet mums uz: info@erekini.eu. Mēs atbildam viena mēneša laikā no pieprasījuma saņemšanas. Datu eksportu un konta dzēšanu varat veikt arī pats Platformas iestatījumos.

Ja uzskatāt, ka Jūsu tiesības ir pārkāptas, Jums ir tiesības iesniegt sūdzību Datu valsts inspekcijā (www.dvi.gov.lv).

9. Sīkdatnes (Cookies)

Mēs izmantojam sīkdatnes un pārlūkprogrammas krātuvi, lai Platforma darbotos, un, tikai ar Jūsu piekrišanu, reklāmas efektivitātes mērīšanai. Analītikas sīkdatnes mēs neizmantojam: apmeklējumu statistika (3.2. sadaļa) tiek veidota bez tām.

Reklāmas sīkdatnes tiek aktivizētas tikai pēc tam, kad sīkdatņu paziņojuma logā esat izvēlējies "Piekrītu visām", un līdz tam Google un Meta rīki netiek ielādēti vispār. Ja izvēlaties "Tikai obligātās", tās netiek izmantotas, un arī mūsu serveris Metai neko nenodod. Savu izvēli varat jebkurā brīdī mainīt vai atsaukt ar pogu zemāk; atsaucot piekrišanu, reklāmas sīkdatnes tiek dzēstas. Piekrišanas atsaukšana neietekmē līdz atsaukšanas brīdim veiktās apstrādes likumību.

Mainīt sīkdatņu izvēli

10. Izmaiņas politikā

Mēs varam atjaunināt šo politiku, lai atspoguļotu izmaiņas mūsu darbībā vai likumdošanā. Būtiskas izmaiņas tiks paziņotas e-pastā vai ar paziņojumu Platformā.